Оформление сотрудника укладывается в семь шагов и два срока. Но самый жёсткий срок здесь не трёхдневный, а суточный. От вида договора и условий труда зависит, какие шаги нужны целиком. Дальше — весь порядок, деньги за месяц и штрафы.
Первый наёмный работник меняет не объём работы, а её жанр.
До него предприниматель отвечал только за себя. После — он страхователь, налоговый агент и сторона трудового договора одновременно, и у каждой из трёх ролей свой календарь.
Пугает при этом не список бумаг.
Пугает то, что часть из них надо подписать раньше, чем человек первый раз войдёт в дверь. Ознакомление и медосмотр кодекс ставит до допуска к работе, а не после него.
Пройдём цепочку от паспорта до отчёта — и посчитаем, во что она обходится.
Оформление сотрудника начинается с закрытого списка
Список документов, которые вправе потребовать работодатель, назван в ст. 65 ТК и расширению не подлежит.
Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Трудовая книжка либо сведения о трудовой деятельности. Подтверждение регистрации в системе индивидуального персонифицированного учёта.
Документы воинского учёта — для военнообязанных и подлежащих призыву. Документ об образовании или квалификации, когда работа требует специальных знаний. Справки об отсутствии судимости — только в предусмотренных законом случаях.
Идентификационного номера работника в этом перечне нет. Требовать документы сверх списка ст. 65 ТК прямо запрещено. Запрет один на любое оформление сотрудников на работу — и нового, и временного.
Отдельно про книжку. Работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде, ст. 66.1 ТК; бумажная книжка остаётся только у тех, кто в своё время выбрал её сохранение.
Оформление сотрудника: что происходит между паспортом и выходом
Шаг первый: документы. Работодатель собирает перечень из ст. 65 ТК и снимает копии. Оригинал трудовой книжки хранится у него же, если она ведётся.
Шаг второй: медосмотр и охрана труда. Работник не допускается к обязанностям без обучения по охране труда, инструктажа, стажировки и проверки знаний, ст. 214 ТК. Предварительный медосмотр обязателен на вредных и опасных работах, на работах, связанных с движением транспорта, а также в пищевой промышленности, торговле, общепите, медицине и детских учреждениях, ст. 220 ТК.
Шаг третий: ознакомление с локальными нормативными актами. До подписания трудового договора и под роспись: правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные акты (ЛНА), коллективный договор, ст. 68 ТК. Порядок здесь важнее содержания — лист ознакомления не может быть датирован позже договора.
Шаг четвёртый: договор. Письменно, в двух экземплярах, с подписью работника на экземпляре работодателя о получении своего, ч. 1 ст. 67 ТК. Внутри — пять обязательных сведений и девять обязательных условий, ст. 57 ТК.
Шаг пятый: испытание. Испытание существует лишь тогда, когда прямо прописано в тексте договора, ст. 70 ТК. Общий предел — три месяца. Руководителям, их заместителям и главным бухгалтерам отведено шесть, а короткий договор от двух до шести месяцев даёт всего две недели.
Шаг шестой: приказ и сведения. Оформление идёт трудовым договором; издавать приказ — право работодателя, а не обязанность, ч. 1 ст. 68 ТК. Трёхдневный срок ознакомления с приказом отменён, и статьи, которые его цитируют, устарели.
Шаг седьмой: отчёт. Сведения о приёме уходят в Социальный фонд единой формой. Срок — следующий рабочий день после приказа либо иного документа, которым оформлены трудовые отношения, пп. 2 п. 5 ст. 11 закона 27-ФЗ.
Что делать, если человек уже работает
Бывает и обратный порядок: сначала работа, потом бумаги. Оформление сотрудника задним числом кодекс не запрещает, а ограничивает сроком.
Допущение к работе, о котором работодатель знал или которое сам поручил, означает, что договор уже заключён. Оформить его письменно нужно не позднее трёх рабочих дней со дня допущения, ч. 2 ст. 67 ТК.
Три рабочих дня — это не отсрочка на подумать. Это срок, после которого начинается административный состав, и считается он от первого дня работы, а не от дня, когда о договоре вспомнили.
Отдельная ситуация — человек не вышел. В день начала работы работодатель вправе аннулировать договор, а аннулированный считается незаключённым, ч. 4 ст. 61 ТК. Ожидать сколько-нибудь дней норма не требует.
Оформление сотрудника, который пришёл на два месяца
Единой формы оформления сотрудника кодекс не задаёт — задаёт вид договора.
Бессрочный договор — исходный вариант. Срочный заключается только по перечням ст. 59 ТК, а максимальный срок — пять лет, ст. 58 ТК.
Оформление временного сотрудника чаще всего идёт по двум пунктам: замена отсутствующего работника и работа до двух месяцев. В первом случае договор прекращается с выходом основного работника, ч. 3 ст. 79 ТК.
Малому бизнесу кодекс даёт дополнительную возможность. Срочный договор по соглашению сторон разрешён субъектам малого предпринимательства, если работников не больше 35. Розничная торговля и бытовое обслуживание уложены в 20 человек, п. 1 ч. 2 ст. 59 ТК.
Оформление нового сотрудника на работу по совместительству отличается только тем, что основное место у него уже есть, — перечень документов и сроки те же.
Сколько стоит работник с окладом 60 000 рублей
Оформление сотрудника обходится дороже его оклада, и разница считается двумя способами.
Оклад — не вся сумма, которую тратит работодатель, и не та, которую получает человек.
Из оклада удерживается налог на доходы: 13 % при годовой сумме баз до 2,4 млн ₽, п. 1 ст. 224 НК. С 60 000 ₽ это 7 800 ₽, на руки остаётся 52 200 ₽.
Взносы платятся сверх оклада. Единый тариф — 30 % в пределах единой предельной величины базы и 15,1 % свыше неё, п. 3 ст. 425 НК; на 2026 год предельная величина составляет 2 979 000 ₽ нарастающим итогом.
Малый и средний бизнес считает иначе. Часть выплаты, превышающая полуторакратный минимальный размер оплаты труда, облагается по единому пониженному тарифу 15 %, п. 2.4 ст. 427 НК. МРОТ с 1 января 2026 года — 27 093 ₽, значит граница равна 40 639,5 ₽.
| Что | Сумма за месяц |
|---|---|
| Оклад | 60 000 ₽ |
| Налог на доходы, 13 % | 7 800 ₽ |
| На руки | 52 200 ₽ |
| Взносы у обычного работодателя | 18 000 ₽ |
| Взносы у малого предприятия | 15 096 ₽ |
Расчёт по нормам, действующим в августе 2026 года.
Разница в 2 904 ₽ в месяц — это и есть цена статуса субъекта малого предпринимательства на одном работнике.
Сколько стоит месяц без бумаг
Цена ошибки. Она складывается из двух непохожих штрафов, и второй замечают позже первого.
Уклонение от оформления договора и ненадлежащее оформление наказываются по ч. 4 ст. 5.27 КоАП. Для должностного лица это 10 000–20 000 ₽, для предпринимателя — 5 000–10 000 ₽, для организации — 50 000–100 000 ₽.
Второй штраф приходит из персонифицированного учёта. Непредставление сведений обходится в 500 ₽ за каждого человека, о котором их не подали, п. 3 ст. 17 закона 27-ФЗ.
Обобщённый случай. Мастерская допустила помощника к работе в понедельник, договор подписала через полторы недели, а отчёт о приёме отправила вместе с ним. Разрыв больше трёх рабочих дней — это уже нарушение по ч. 4 ст. 5.27 КоАП: для предпринимателя минимум 5 000 ₽, плюс 500 ₽ за опоздавшие сведения — 5 500 ₽ на ровном месте.
Обе вилки взяты из редакции августа 2026 года.
Дальше идёт то, что штрафом не называется. Инспекция передаёт сведения в налоговую, и за весь период работы доначисляются взносы и налог на доходы. А задержка любых выплат включает компенсацию не меньше 1/150 ключевой ставки за каждый день, ст. 236 ТК.
Четыре бумаги, которые смотрит инспектор
Проверить себя можно за десять минут — по папке последнего принятого работника.
Сравните дату листа ознакомления с локальными актами и дату договора. Лист должен быть раньше или в тот же день, ст. 68 ТК.
Найдите на своём экземпляре договора подпись работника о получении второго экземпляра. Без неё нечем доказать, что вы его выдали, ч. 1 ст. 67 ТК.
Посмотрите в договоре цифру оклада. Отсылка «согласно штатному расписанию» условие об оплате не заменяет, ч. 2 ст. 57 ТК.
И откройте квитанцию об отправке сведений о приёме. Её дата должна отличаться от даты договора не больше чем на 1 рабочий день.
Кому семь шагов нужны целиком, а кому нет
Оформление сотрудника по трудовому договору требует всех семи шагов — разница только во втором.
Иностранный работник добавляет к перечню свои бумаги, и список ст. 65 ТК для него не полон. Полис добровольного медицинского страхования плюс документ на право работать — патент, разрешение на работу, разрешение на временное проживание или вид на жительство. Что именно, зависит от статуса, ст. 327.3 ТК. Плюс уведомление органа внутренних дел о заключении договора в трёхдневный срок.
Офисная работа без вредных факторов не требует предварительного медосмотра, и шаг сокращается до обучения и инструктажа по охране труда. Торговля, общепит, транспорт и работа с детьми требуют осмотра всегда, ст. 220 ТК.
Регистрироваться в Социальном фонде отдельно предпринимателю сегодня не нужно: при заключении первого трудового договора он ставится на учёт по сведениям реестра, без заявления. Заявление сохранилось для другого случая — договора подряда или услуг, в котором заказчик обязался платить взносы на травматизм.
А вот того, кто нанимает по договору подряда или услуг, семь шагов не касаются вовсе: там нет ни ознакомления с локальными актами, ни испытания, ни трудовой книжки. Зато там свои риски — переквалификация отношений в трудовые по ст. 19.1 ТК.
Частые вопросы
Что нужно для оформления сотрудника в первый раз?
Паспорт, трудовая книжка либо сведения о трудовой деятельности, подтверждение персонифицированного учёта, воинские документы и документ об образовании — весь закрытый список ст. 65 ТК. Дальше идут ознакомление с локальными актами под роспись, договор в двух экземплярах и отчёт в фонд на следующий рабочий день.
Обязателен ли приказ о приёме на работу?
Нет. Оформление идёт договором, а приказ издаётся по усмотрению работодателя, ч. 1 ст. 68 ТК. Трёхдневный срок ознакомления с ним отменён.
Сколько времени есть на подписание договора, если человек уже вышел?
Три рабочих дня со дня фактического допущения к работе, ч. 2 ст. 67 ТК. Сам договор при этом считается заключённым с первого дня работы.
Во сколько обходится сотрудник сверх оклада?
При окладе 60 000 ₽ — 18 000 ₽ взносов у обычного работодателя и 15 096 ₽ у малого предприятия. Налог на доходы платится не сверху, а удерживается из оклада.
Материал информационный и не является индивидуальной налоговой, бухгалтерской или юридической консультацией. Нормы, ставки и сроки приведены на август 2026 года — перед решением проверьте действующую редакцию Трудового кодекса и разъяснения Роструда.
