Расходы УСН перечислены в кодексе списком, и список этот закрытый. Но одного упоминания в списке мало: затрату надо ещё оплатить. От объекта налогообложения и от порядка оплаты зависит, попадёт ли она в расчёт. Ниже — точка, после которой убыточный год всё равно стоит денег.
Объект «доходы минус расходы» выбирают ради простой мысли: заплачу с прибыли, а не с оборота. Мысль верная, но неполная.
Прибыль в налоговом смысле считается не так, как в жизни. Кодекс не спрашивает, потратили ли вы деньги на дело, — он спрашивает, названа ли эта трата в его собственном списке.
Список конечен.
Всё, чего в нём нет, налоговую базу не уменьшает, даже если чек лежит в папке и трата была совершенно рабочей. Это главное отличие упрощёнки от общей системы, где перечень открытый.
Считаем по порядку: сначала откуда берётся список, потом момент признания, потом минимальный налог, который платят даже в убыток.
Почему список закрытый
Расходы УСН собраны в пункте 1 статьи 346.16 НК. Норма начинается словами «налогоплательщик уменьшает полученные доходы на следующие расходы» — и дальше идёт нумерованный перечень.
Формулировки «и другие расходы, связанные с деятельностью» в этой статье нет. Именно её отсутствие делает перечень закрытым: то, что не поименовано, не учитывается.
Перечень доведён до подпункта 45, внутри него есть дробные номера — так дописывают новые позиции, не сбивая нумерацию.
Второе условие лежит в пункте 2 той же статьи. Расходы принимаются «при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 статьи 252» — то есть должны быть обоснованными и документально подтверждёнными. Названия в списке мало, нужен ещё документ.
Что входит в расходы УСН чаще всего
Ниже подпункты, которые в расходах УСН встречаются почти у каждого. Номер важен: на него ссылаются и в книге учёта, и в акте проверки.
Основные средства и нематериальные активы. Подпункты 1 и 2 — приобретение, сооружение, изготовление, а также достройка, модернизация и техническое перевооружение.
Аренда. Подпункт 4 — арендные и в том числе лизинговые платежи за арендуемое имущество.
Материальные расходы. Подпункт 5. Формулировка короткая, а состав берётся из главы 25 кодекса.
Оплата труда. Подпункт 6 — зарплата и пособия по временной нетрудоспособности. Взносы идут отдельной строкой: подпункт 7 разрешает все виды обязательного страхования работников, имущества и ответственности.
Входной НДС. Подпункт 8 — суммы налога на добавленную стоимость по оплаченным товарам, работам и услугам, которые сами включаются в расходы.
Проценты и банк. Подпункт 9 — проценты за пользование кредитами и займами, а также оплата услуг кредитных организаций.
Услуги специалистов. Подпункт 15 — бухгалтерские, аудиторские и юридические услуги. Подпункт 18 — почтовые, телефонные и услуги связи.
Товары для перепродажи. Подпункт 23 — стоимость товаров, приобретённых для дальнейшей реализации, уменьшенная на НДС из подпункта 8.
Налоги и сборы. Подпункт 22 — уплаченные налоги и сборы, кроме налога по самой упрощёнке.
Когда затрата попадает в расходы УСН
Здесь теряют больше всего денег, и потери эти тихие.
Пункт 2 статьи 346.17 НК формулирует правило прямо: «Расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты». Договор подписан, акт получен, а деньги не ушли — расхода нет.
Из этого правила есть два исключения, и оба про момент.
Товары для перепродажи по подпункту 2 пункта 2 признаются «по мере реализации указанных товаров». Оплатили поставщику всю фуру в январе, продали половину к июню — в расходы июня попадает только проданная половина. Методы оценки на выбор: по стоимости первых по времени приобретения, по средней стоимости, по стоимости единицы.
Основные средства по подпункту 4 отражаются «в последнее число отчётного (налогового) периода в размере уплаченных сумм». Не в день покупки и не по частям через амортизацию — равными долями внутри года.
Четыре траты, которых в расходах УСН нет
Каждая из четырёх выглядит рабочей, и на каждой ошибаются.
Представительские расходы. Слов «представительские расходы» в пункте 1 статьи 346.16 нет вовсе. На общей системе они учитываются с нормативом, на упрощёнке — никак.
Добровольное страхование. Подпункт 7 говорит только про «все виды обязательного страхования». Добровольное медицинское страхование сотрудников и страхование имущества сверх обязательного в перечень не попали.
Штрафы и пени в бюджет. Пункт 2 статьи 270 НК, к которому отсылает критерий обоснованности, прямо исключает «пеней, штрафов, санкций, перечисляемых в бюджет». Налоговая санкция расходом не становится никогда.
Сам налог по упрощёнке. Подпункт 22 разрешает учесть уплаченные налоги и сборы «за исключением налога, уплаченного в соответствии с настоящей главой». Уменьшить налог на самого себя нельзя.
Один процент, который платят при убытке
Даже нулевая прибыль не означает нулевой налог. Пункт 6 статьи 346.18 НК вводит минимальный налог: он считается «в размере 1 процента налоговой базы, которой являются доходы», и уплачивается, когда налог по общей ставке оказался меньше.
Смотрите, как это работает при выручке в 10 миллионов рублей и базовой ставке 15 процентов.
| Доходы | Расходы | Налог 15 % | Минимальный 1 % | К уплате |
|---|---|---|---|---|
| 10 000 000 ₽ | 6 000 000 ₽ | 600 000 ₽ | 100 000 ₽ | 600 000 ₽ |
| 10 000 000 ₽ | 9 000 000 ₽ | 150 000 ₽ | 100 000 ₽ | 150 000 ₽ |
| 10 000 000 ₽ | 9 500 000 ₽ | 75 000 ₽ | 100 000 ₽ | 100 000 ₽ |
| 10 000 000 ₽ | 10 200 000 ₽ | 0 ₽ | 100 000 ₽ | 100 000 ₽ |
Переломная точка видна в третьей строке: как только расходы превышают 93,3 процента доходов, работает минимальный налог. Ставка 15 процентов взята базовая — регионы вправе снижать её до 5 процентов, и тогда точка перелома сдвигается.
Разницу между минимальным налогом и налогом по общей ставке кодекс разрешает не терять: её «включить в расходы при исчислении налоговой базы» в следующих налоговых периодах. А сам убыток по пункту 7 статьи 346.18 переносится на будущее в течение десяти лет.
Нормы главы 26.2 приведены в редакции, действующей на август 2026 года.
Что стоит неучтённый расход
Цена ошибки. Компания на объекте «доходы минус расходы» получила за год 8 000 000 рублей и списала 5 900 000, включая 300 000 рублей на добровольное медицинское страхование сотрудников. Инспекция сняла эти 300 000: подпункт 7 разрешает только обязательное страхование. База выросла с 2 100 000 до 2 400 000, налог по ставке 15 процентов — с 315 000 до 360 000 рублей.
Доплата составила 45 000 рублей. Плюс штраф 20 процентов от неуплаченной суммы по пункту 1 статьи 122 НК — ещё 9 000. Плюс пени, которые считаются по статье 75 НК со дня, когда налог следовало заплатить.
У предпринимателя та же ошибка стоит дороже, чем у компании. Подпункты 3 и 3.1 пункта 9 статьи 430 НК считают его доход для однопроцентных взносов с уменьшением на расходы по статьям 346.16 и 346.17. Снятый расход поднимает у него и налог, и взнос сразу; у организации однопроцентных взносов за себя нет, и растёт только налог.
Как проверить себя до декларации
Первое — сверьте каждую крупную строку книги учёта с номером подпункта статьи 346.16. Не «похоже на материальные расходы», а конкретный номер.
Второе — проверьте оплату. Пройдите по банковской выписке и убедитесь, что за каждым признанным расходом стоит ушедший платёж, а не подписанный акт.
Третье — посчитайте минимальный налог заранее, в декабре, а не в апреле. Один процент от годовых доходов считается в уме, и если он больше расчётного налога, лучше узнать об этом до срока уплаты.
Кому этот объект подходит, а кому нет
Объект «доходы минус расходы» окупается там, где расходы велики и документальны: торговля, производство, общепит, подряд с закупкой материалов.
Он же оказывается ловушкой в услугах. Когда основная статья затрат — работа самого предпринимателя, документальных расходов почти нет, база близка к выручке, а минимальный налог всё равно висит. Здесь объект «доходы» со ставкой 6 процентов обычно оказывается спокойнее.
Граница проходит не по отрасли, а по доле подтверждённых расходов в выручке. Считать её надо по собственной прошлогодней отчётности, а не по чужому общему правилу.
Частые вопросы
Как проверить, что трата попадёт в расходы УСН?
Двумя вопросами подряд: названа ли она в пункте 1 статьи 346.16 НК и ушли ли за неё деньги. Отрицательный ответ на любой из них означает, что расхода для налога пока нет.
Можно ли учесть покупку, оплаченную личной картой?
Да, если трата названа в пункте 1 статьи 346.16 и подтверждена документами на предпринимателя или компанию. Источник денег кодекс не ограничивает, ограничивает состав расходов и документальное подтверждение.
Я оплатил аренду на год вперёд. Когда это расход?
Расходы УСН признаются после фактической оплаты, и арендные платежи по подпункту 4 пункта 1 статьи 346.16 отдельного порядка не имеют. Но обоснованность части, относящейся к будущим периодам, инспекция проверяет отдельно.
Что делать с товаром, который куплен, но не продан?
Ждать продажи. Стоимость товаров для перепродажи признаётся по мере их реализации — подпункт 2 пункта 2 статьи 346.17 НК.
Убыток за год — налог будет нулевым?
Нет. При убытке платится минимальный налог — 1 процент от доходов по пункту 6 статьи 346.18 НК. Сам убыток переносится на будущее в течение десяти лет.
Материал информационный и не является индивидуальной налоговой, бухгалтерской или юридической консультацией. Нормы, ставки и сроки приведены на август 2026 года — перед решением проверьте актуальные на сайте ФНС и в действующей редакции главы 26.2 Налогового кодекса.
