Документы при увольнении сотрудника делятся на два списка: одни выдают сами, другие — по заявлению. Но задержка книжки или сведений о трудовой деятельности стоит работодателю заработка за все дни. Сроки задаёт кодекс, а не внутренний регламент. Ниже — список из шести бумаг и цена задержки.
Последний рабочий день обычно проходит в спешке, и бумажная часть в нём — самая недооценённая.
Кажется, что главное — рассчитаться. Деньги перечислили, приказ подписали, ключи забрали. А трудовая книжка «полежит у кадровика до понедельника».
Не полежит.
Вернее, полежит, но эти дни уже стоят денег: закон считает задержку книжки лишением возможности трудиться и обязывает возместить неполученный заработок. Причём считает не по дням просрочки кадровой службы, а по дням, пока человек не может устроиться в другое место.
Пройдём по списку: что в руки, что по заявлению, что в фонд.
Что выдают всем, а что только по просьбе
Документы при увольнении сотрудника делит один признак — нужно ли заявление.
Первый список короткий и обязателен всегда: его выдают, не дожидаясь ни просьбы, ни напоминания. Второй длиннее, но включается только письменным обращением работника.
Путаница между списками и есть источник почти всех споров: работодатель ждёт заявления там, где ждать его нельзя.
Три документа в последний день
Разберём первый список — документы при увольнении сотрудника, которые выдают без всякой просьбы.
Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности. Бумажная книжка выдаётся на руки, электронные сведения — в тот же последний день, ч. 5 ст. 66.1 ТК. У тех, кто перешёл на электронный учёт, книжки на руках нет, и вместо неё выдают выписку из сведений.
Сведения, переданные о работнике в фонд. Закон о персонифицированном учёте требует отдать застрахованному лицу в день увольнения те же сведения, которые страхователь подавал о нём в Социальный фонд, ст. 11 закона 27-ФЗ. Это подтверждение стажа и уплаченных за человека сумм.
Расчёт и расчётный листок. Деньги выдаются в день увольнения, ст. 140 ТК. А ст. 136 ТК обязывает извещать работника в письменной форме о составных частях выплаты, включая выплаты при увольнении. Значит, листок нужен и к окончательному расчёту.
Работник в этот день не работал — рассчитаться надо назавтра после того, как он потребует расчёт. При споре о сумме выплачивается неоспариваемая часть.
Что дают по письменному заявлению
Тут вступает ст. 62 ТК, и срок в ней жёсткий: три рабочих дня с момента, когда заявление подано. Копии заверяются надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.
В самой норме перечислены копии приказов о приёме, переводах и увольнении. Там же — выписки из трудовой книжки, справки о зарплате, о начисленных и фактически уплаченных взносах, о периоде работы. Список открытый: он заканчивается словами «и другое».
Отдельно стоит справка о доходах и удержанном налоге. Её выдают по п. 3 ст. 230 НК, и тоже по заявлению. Формулировка нормы прямая: налоговые агенты выдают физлицам по их заявлениям справки о полученных доходах и удержанных суммах налога.
| Документ | Заявление нужно | Срок | Норма |
|---|---|---|---|
| Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности | нет | день увольнения | ст. 84.1, ч. 5 ст. 66.1 ТК |
| Сведения, поданные в фонд | нет | день увольнения | ст. 11 закона 27-ФЗ |
| Окончательный расчёт и листок | нет | день увольнения | ст. 140, ст. 136 ТК |
| Копии приказов и выписки | да | 3 рабочих дня | ст. 62 ТК |
| Справка о зарплате и взносах | да | 3 рабочих дня | ст. 62 ТК |
| Справка о доходах и налоге | да | по заявлению | п. 3 ст. 230 НК |
Справка, которой больше нет
Отдельный сюжет — бумага, которую до сих пор просят по привычке.
Справка о сумме заработка для расчёта пособий, известная по номеру приказа 182н, отменена. Приказ Минтруда от 19.10.2022 № 677н признал её утратившей силу с 1 января 2023 года. Данные для пособий фонд берёт из собственных сведений, а не из справки с прежнего места работы.
Требовать её от бывшего работодателя больше не нужно, и отказ выдать такую справку нарушением не является.
Задержали книжку — платите за каждый день
Здесь работает норма, которую редко читают до конца.
По ст. 234 ТК работодатель возмещает работнику не полученный им заработок. Основания там четыре: незаконное отстранение, увольнение, перевод и задержка выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности. Возмещается не штраф и не компенсация за неудобство, а именно заработок за всё время задержки.
Цена ошибки. Человека уволили 15 сентября, а сведения выдали 15 октября — задержка ровно в месяц. При окладе 60 000 ₽ это около 60 000 ₽ возмещения, то есть один средний месячный заработок. Сверху — административный штраф из ч. 1 ст. 5.27 КоАП: должностному лицу и ИП от 1 000 до 5 000 ₽, организации от 30 000 до 50 000 ₽.
Размеры действуют в августе 2026 года. Повторное нарушение по ч. 2 той же статьи для юрлица уже 50 000–70 000 ₽, а для должностного лица возможна дисквалификация на срок от одного года до трёх лет.
И вторая сторона, о которой работодатели не думают. По ст. 392 ТК на спор об увольнении даётся месяц, и отсчёт начинается не от приказа, а от дня, когда работник получил его копию либо забрал книжку. Не выдали — срок не начал течь, и оспорить увольнение можно гораздо позже.
Что проверить в записи об увольнении
Документы при увольнении сотрудника проверяют до того, как он распишется в их получении.
Первое — формулировку. Ст. 84.1 ТК требует записи слово в слово по кодексу, с указанием статьи, части и пункта. «Уволен по собственному желанию» без ссылки — уже дефект.
Второе — дату. Днём прекращения договора считается последний день работы, кроме случаев, когда место за работником сохранялось. Основание увольнения тоже проверяется: расторжение трудового договора по каждому из оснований оформляется своей формулировкой. При отпуске с последующим увольнением договор прекращается тем днём, которым заканчивается отпуск, ч. 2 ст. 127 ТК.
Третье — компенсацию за отпуск. По ч. 1 ст. 127 ТК она выплачивается за все неиспользованные отпуска, а не только за текущий год.
Что делать, если человек за документами не пришёл
Ситуация обычная: последний день, работник обиделся и ушёл, ничего не забрав.
Выдача «в руки» в этом случае невозможна, и работодателю нужно зафиксировать попытку. Практика тут одна: письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку по почте, отправленное на адрес из личной карточки.
Смысл действия — снять ответственность по ст. 234 ТК. Пока попытка не зафиксирована, задержка считается задержкой работодателя, а не отказом работника.
Отправлять документы почтой без письменного согласия нельзя: в них персональные данные, и адресат может их не получить.
Как убедиться, что документы дошли до фонда
О прекращении трудовых отношений фонд узнаёт почти сразу. Закон о персонифицированном учёте отводит на подачу один рабочий день и отсчитывает его от даты приказа. Смотреть надо в пп. 2 п. 5 ст. 11 закона 27-ФЗ. Короче этого в кадровом календаре ничего нет.
Проверить факт подачи можно двумя способами. Работодатель видит статус отправки в своей отчётности; работник — в выписке из индивидуального лицевого счёта на портале госуслуг.
Расхождение всплывает обычно на новом месте работы, когда стаж не подтверждается. Исправляется оно корректирующими сведениями, но время уже потеряно.
Что делать работнику, которому ничего не отдали
Порядок действий здесь короткий и работает без юриста.
Первое — письменное заявление на имя работодателя с перечнем нужных бумаг. Сюда же входят копии приказов и справка о зарплате: первичные документы кадрового учёта хранятся у работодателя, а работнику выдаются копиями. Срок по ст. 62 ТК начинает течь со дня подачи, поэтому важно зафиксировать дату: второй экземпляр с отметкой о приёме или почтовое отправление с описью.
Второе — обращение в государственную инспекцию труда, если срок прошёл. Инспекция проверяет соблюдение трудового законодательства и вправе выдать предписание, а по ч. 1 ст. 5.27 КоАП — оштрафовать.
Третье — суд, если из-за задержки человек потерял заработок. Требование основывается на ст. 234 ТК, и считается по нему не моральный вред, а конкретные неполученные деньги.
⚠️ Срок обращения по спорам об увольнении — один месяц, а по невыплате зарплаты — год, ст. 392 ТК. Сроки разные, и путать их дорого.
Частые вопросы
Какие документы при увольнении сотрудника обязательны без заявления?
Три: трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, сведения, поданные о человеке в фонд, и окончательный расчёт с расчётным листком. Все — в день прекращения договора.
Сколько ждать справку, если работник попросил её письменно?
3 рабочих дня с даты подачи заявления, ст. 62 ТК. Копии заверяются и выдаются бесплатно — брать за них деньги нельзя.
Что грозит за задержку выдачи?
Возмещение неполученного заработка по ст. 234 ТК. Плюс административный штраф — организации он обойдётся в 30 000–50 000 ₽, ч. 1 ст. 5.27 КоАП.
Нужно ли выдавать справку 182н?
Нет, она отменена с 1 января 2023 года приказом Минтруда № 677н. Данные для пособий фонд берёт из своих сведений.
Можно ли отправить документы почтой?
Только с письменного согласия работника на пересылку. Само по себе отправление не заменяет выдачу и от возмещения по ст. 234 ТК не освобождает.
Материал информационный и не является индивидуальной налоговой, бухгалтерской или юридической консультацией. Нормы, ставки и сроки приведены на август 2026 года — перед решением сверьте актуальные с Трудовым кодексом и разъяснениями Роструда.
