Отчётность ИП: что сдавать на каждом режиме и в какие сроки

Про отчётность ИП обычно спрашивают так, будто это одна величина.

На деле их две, и живут они отдельно. Первая — за себя: она определяется режимом и умещается в пару дат. Вторая — за людей, и она не зависит от режима вовсе.

Вторая тяжелее первой раз в десять.

Один работник добавляет три регулярные формы, включая ежемесячные персонифицированные сведения, и кадровые сведения на следующий рабочий день после приёма. Причём отменить это, перейдя на удобный режим, не получится: спецрежимы освобождают от налогов, а не от обязанностей работодателя.

Ниже — календарь по каждому режиму, отдельный список для работодателя и штрафы, которые за всем этим стоят.

Отчётность ИП на упрощёнке

Здесь самый простой график из всех режимов с отчётностью.

Декларация — одна в год, до 25 апреля года, следующего за истекшим, ст. 346.23 НК. Сдаётся она и при нулевом доходе.

Налог платится позже декларации: годовой — не позднее 28 апреля, авансовые платежи — до 28-го числа месяца после отчётного периода, п. 7 ст. 346.21 НК.

К этому добавляются уведомления об исчисленных суммах — они нужны, когда платёж идёт раньше декларации, п. 9 ст. 58 НК. Для авансов по упрощёнке это 25-е число месяца уплаты.

Книга учёта доходов и расходов ведётся всегда, но никуда не сдаётся: её предъявляют по требованию.

Отчётность ИП на патенте, НПД и общей системе

Патент. Декларации по этому режиму нет вовсе. Ведётся книга учёта доходов — и это всё, п. 1 ст. 346.53 НК. Сам патент оплачивается в сроки из п. 2 ст. 346.51 НК.

Налог на профессиональный доход. Отчётности нет ни в каком виде: налог считает инспекция по чекам из приложения, а платёж уходит до 28-го числа месяца, идущего следом, ч. 3 ст. 11 закона 422-ФЗ.

Общая система. Самый тяжёлый вариант. Декларация по форме 3-НДФЛ — не позднее 30 апреля года, следующего за истекшим, п. 1 ст. 229 НК. Плюс квартальная декларация по НДС до 25-го числа и только в электронной форме, п. 5 ст. 174 НК.

Автоматизированная упрощёнка. Декларации нет, ст. 13 ФЗ от 25.02.2022 № 17-ФЗ, и расчёт по страховым взносам с персонифицированными сведениями тоже не сдаётся, ч. 2 ст. 18.

Режим	Основная форма	Срок
УСН	декларация	25 апреля
Патент	нет	—
НПД	нет	—
Общая система	3-НДФЛ и декларация по НДС	30 апреля и 25-е число
АУСН	нет	—

Данные на август 2026 года.

Что платит за себя каждый предприниматель

Взносы не отчётность, но живут в том же календаре и забываются чаще деклараций.

Фиксированная часть в 2026-м — 57 390 рублей, ст. 430 НК, и вносится она не позднее 28 декабря текущего года, п. 2 ст. 432 НК. Значения приведены на август 2026 года.

Однопроцентная часть с дохода свыше 300 000 рублей уходит позже — не позднее 1 июля следующего года, там же.

Отчётность ИП по этим взносам не предусмотрена вовсе. Никакой формы за себя предприниматель не сдаёт: суммы известны инспекции и без него.

Исключение одно — самозанятые: за время применения режима они плательщиками страховых взносов не считаются, ч. 11 ст. 2 закона 422-ФЗ.

Что добавляет первый работник

Вот та часть, ради которой стоит читать дальше даже тем, кто работает один: нанимать когда-нибудь придётся.

6-НДФЛ. Расчёт сумм налога на доходы физических лиц. За квартал, полугодие и девять месяцев — не позднее 25-го числа следующего месяца, за год — не позднее 25 февраля, п. 2 ст. 230 НК.

Расчёт по страховым взносам. К 25-му числу месяца, который идёт за расчётным или отчётным периодом, п. 7 ст. 431 НК.

Персонифицированные сведения о физлицах. Ежемесячно, не позднее 25-го числа следующего месяца, тот же пункт.

ЕФС-1, кадровая часть. Сведения о приёме и увольнении подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, пп. 2 п. 5 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ. О переводе на другую постоянную работу — не позднее 25-го числа следующего месяца, пп. 1 п. 5 той же статьи.

ЕФС-1, договоры подряда. Заключение и прекращение договора гражданско-правового характера — тоже не позднее следующего рабочего дня, п. 6 ст. 11 закона 27-ФЗ.

ЕФС-1, стаж и травматизм. Сведения о страховом стаже — по окончании календарного года, не позднее 25-го числа месяца после отчётного периода, п. 3 ст. 11. Сведения о начисленных взносах на травматизм — ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца после отчётного периода, п. 1 ст. 24 ФЗ от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Сами платежи идут рядом. Взносы — не позднее 28-го числа следующего месяца, п. 3 ст. 431 НК.

Удержанный НДФЛ уходит двумя платежами в месяц, п. 6 ст. 226 НК. За период с 1-го по 22-е число — не позднее 28-го числа того же месяца. За период с 23-го по последнее число — не позднее 5-го числа следующего.

Сколько стоят пропущенные даты

Цена ошибки. У каждой формы свой штраф, и складываются они быстро. Суммы ниже приведены на август 2026 года. Обобщённый случай: предприниматель нанял двоих в марте, а про кадровую часть ЕФС-1 узнал в июне. За непредставление сведений — 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица, п. 3 ст. 17 закона 27-ФЗ.

Персонифицированные сведения за три месяца — 200 рублей за каждый документ, п. 1 ст. 126 НК. Расчёт 6-НДФЛ за первый квартал, срок по которому прошёл 25 апреля, — 1 000 рублей за каждый полный и неполный месяц просрочки, п. 1.2 ст. 126 НК.

Отдельно стоит расчёт по страховым взносам: за него отвечает п. 1 ст. 119 НК. Там 5 % от недоплаченной суммы за месяц опоздания, с потолком в 30 % и дном в тысячу рублей. Та же норма работает и по декларации.

И самое неприятное. Если декларация не представлена в течение 20 дней после срока, операции по счетам приостанавливаются, пп. 1 п. 3 ст. 76 НК. Работа останавливается раньше, чем приходит штраф.

Как собрать свой календарь за час

Универсального списка не существует, но отчётность ИП в своём случае собирается быстро.

Начните с режима: выпишите одну-две даты по основной форме и сроки уплаты налога. Для упрощёнки это 25 апреля и 28-е числа, для патента — только даты оплаты.

Вторым добавьте взносы за себя: 28 декабря и 1 июля. Эти два платежа не зависят ни от чего, кроме статуса в реестре.

Третьим — работники. Если они есть, выпишите четыре повторяющихся даты: 25-е число каждого месяца, 25-е число после квартала, 28-е и 5-е числа по НДФЛ.

И последнее: сверьте список с личным кабинетом предпринимателя на сайте налоговой службы. Там видно, какие формы инспекция ждёт именно от вас, и это дешевле любых таблиц из интернета.

Кому отчётность даётся легче всего

Плательщику налога на профессиональный доход без работников: у него нет ни деклараций, ни взносов, ни книг.

Предпринимателю на патенте: одна книга учёта доходов и два платёжных срока.

Тяжелее всего на общей системе с работниками. Там сходятся 3-НДФЛ, четыре декларации по НДС, расчёты по взносам, 6-НДФЛ, ежемесячные персональные сведения и кадровые ЕФС-1 — больше двадцати событий в год.

Но переход на спецрежим сокращает только первую половину списка. Отчётность ИП за работников одинакова везде, и это стоит учитывать до найма, а не после.

Частые вопросы

Какая отчётность ИП без работников на УСН?

Одна декларация в год до 25 апреля, ст. 346.23 НК. Плюс книга учёта доходов и расходов, которую никуда не сдают.

Какая отчётность ИП сдаётся на патенте?

Никакая. Декларации у режима нет, а из регистров нужна одна книга доходов, п. 1 ст. 346.53 НК.

Сколько форм добавляет первый работник?

Три регулярные: 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам и персонифицированные сведения. Плюс ЕФС-1, которая подаётся по событиям, а не по календарю.

Что будет, если пропустить срок декларации?

Штраф — 5 % от недоплаченного налога за месяц опоздания, и меньше тысячи рублей он не бывает, п. 1 ст. 119 НК. Через двадцать дней сверху ложится приостановление операций по счетам.

Нужно ли отчитываться при нулевом доходе?

На упрощёнке — да, декларация сдаётся нулевой. На патенте и НПД отчётности нет в принципе, а взносы за себя всё равно начисляются.

Материал информационный и не является индивидуальной налоговой, бухгалтерской или юридической консультацией. Нормы, сроки и суммы приведены на август 2026 года — перед сдачей проверьте актуальные на сайте ФНС, в личном кабинете предпринимателя и в действующих редакциях Налогового кодекса и закона 27-ФЗ.