КУДиР — книга учёта доходов и расходов, обязательный регистр на упрощёнке. Но сдавать её никуда не нужно, пока не попросят. От записей в ней считается налог и проверяется декларация. Ниже — форма, правила заполнения и цена отсутствия.
Эту книгу заводят последней и вспоминают о ней первой — когда приходит требование из инспекции.
Логика понятная: отчётность сдана, налог заплачен, декларация принята. Регистр, который никуда не отправляют, выглядит формальностью.
До требования он ею и выглядит.
А в требовании инспектор просит показать, откуда взялись цифры декларации, и КУДиР оказывается единственным документом, который это объясняет. Её отсутствие кодекс называет грубым нарушением правил учёта — со своим штрафом, независимым от налога.
Дальше — кто ведёт книгу, по какой форме, как в неё попадают записи и что в ней смотрят на проверке.
Что это за книга и кто обязан её вести
Обязанность записана в ст. 346.24 НК. Налогоплательщики ведут учёт доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы в книге учёта доходов и расходов. Форму книги и порядок её заполнения устанавливает ФНС.
Ведут КУДиР все на упрощёнке — и компании, и предприниматели, и при объекте «доходы», и при объекте «доходы минус расходы».
Ведут и на патенте, только книга там другая: учёт доходов от реализации предприниматель ведёт в книге учёта доходов, п. 1 ст. 346.53 НК. Расходов в ней нет, потому что они на стоимость патента не влияют.
Совмещаете два режима — ведёте две книги. Это самая частая находка при проверке совмещения.
Сдавать КУДиР никуда не нужно. Ни вместе с декларацией, ни отдельно: она хранится у вас и предъявляется, когда её запросят.
Важно и обратное. Освобождение от бухгалтерского учёта, которое есть у предпринимателей, от книги кудир не освобождает: это регистр налогового учёта, а не бухгалтерского.
Откуда берётся форма и где её скачать
Форму и порядок заполнения утверждает налоговая служба. Действующий документ — приказ ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@, он применяется с 1 января 2024 года и с тех пор не менялся.
Одним приказом утверждены сразу три книги: для сельхозналога, для упрощёнки и для патента. Форма для упрощёнки — приложение № 2, порядок её заполнения — приложение № 5.
Скачать бланк можно оттуда же, из приложений к приказу; отдельного «бланка кудир 2026» не существует, и любой сайт, обещающий новую форму, предлагает ту же самую.
Вести книгу разрешено и на бумаге, и в электронном виде — это прямо сказано в п. 3 порядка заполнения. Большинство ведёт её в учётной программе и распечатывает по итогам года.
Кассовый метод: главное правило заполнения
Одно правило объясняет девять записей из десяти.
П. 1 ст. 346.17 НК называет датой получения дохода день поступления денег — на счета в банках, на счёт цифрового рубля или в кассу. Туда же отнесены получение иного имущества, работ, услуг и имущественных прав и погашение задолженности иным способом.
Это и есть кассовый метод. Доход возникает по деньгам, а не по отгрузке.
Отсюда три следствия, на которых чаще всего спотыкаются.
Аванс — доход. Деньги пришли в декабре, работа сдана в марте — доход декабрьский.
Отгрузка без оплаты — не доход. Акт подписан, деньги не пришли — в книге пусто.
Возврат уменьшает доход того периода, в котором он сделан. Отдельной строкой с минусом, а не пересчётом прошлого квартала.
Расходы на объекте «доходы минус расходы» берутся из закрытого перечня главы 26.2 НК. Заполнение кудир по расходам сложнее ровно поэтому: мало заплатить, нужно ещё, чтобы затрата была в перечне и подтверждалась первичным документом.
Как книгу оформляют
Требований к оформлению немного, и все они в порядке заполнения.
Книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации или предпринимателя и скрепляется печатью при её наличии.
Заверять книгу в налоговой не нужно. Такого требования нет ни в ст. 346.24 НК, ни в действующем порядке заполнения — правило отменено давно, а совет «отнести на подпись инспектору» до сих пор кочует по интернету.
Электронную КУДиР распечатывают и сшивают по итогам года, а не в конце каждого квартала.
Отдельного экземпляра на каждый квартал не заводят: книга одна на налоговый период, то есть на календарный год. Новый год — новая книга.
| Что | Упрощёнка | Патент |
|---|---|---|
| Название регистра | книга учёта доходов и расходов | книга учёта доходов |
| Расходы | только при объекте «доходы минус расходы» | не ведутся |
| Норма | ст. 346.24 НК | п. 1 ст. 346.53 НК |
| Сдаётся в инспекцию | нет, только по требованию | нет, только по требованию |
Данные на август 2026 года.
Во что обходится пустая полка
Цена ошибки. Размеры штрафов — на август 2026 года. Отсутствие регистров налогового учёта кодекс относит к грубому нарушению правил учёта доходов и расходов, ст. 120 НК. Ценник такой: 10 000 рублей, когда нарушение уложилось в один налоговый период, и втрое больше, когда захватило несколько. А если из-за пустых страниц занижена база, берут пятую часть недоплаченного налога, и ниже 40 000 рублей этот штраф не опускается.
Обобщённый случай: предприниматель на объекте «доходы минус расходы» вёл учёт в таблице и книгу не оформлял. По требованию показать её не смог, и расходы за год на 2 200 000 рублей сняли целиком. Доначисленный налог по ставке 15 % — 330 000 рублей, штраф по п. 3 ст. 120 НК — 66 000, и сверху пени по ст. 75 НК.
Штраф по ст. 120 НК не зависит от того, заплатили вы налог правильно или нет. Нарушение здесь — отсутствие КУДиР само по себе.
Что смотрят на проверке
Инспектора интересуют не оформление и не шнуровка, а сходимость.
Первым делом итог доходов в КУДиР сравнивают с суммой в декларации по упрощёнке. Расхождение здесь — повод для требования, и объяснять придётся каждую разницу.
Вторым смотрят на поступления по расчётному счёту. Всё, что пришло и не попало в КУДиР, считается неучтённым доходом, пока вы не покажете, что это не выручка: возврат займа, пополнение от самого предпринимателя, ошибочный платёж.
Третьим проверяют расходы по документам. Каждая строка расхода в книге должна опираться на первичный документ, и отчёт кудир без подтверждения превращается в набор намерений.
И последним — раздел со страховыми взносами, если объект «доходы». Именно из него берётся сумма, на которую уменьшается налог по п. 3.1 ст. 346.21 НК, и ошибки в нём стоят живых денег.
Кому книга даётся легче
Предпринимателю на объекте «доходы» без работников: у него в книге одна колонка поступлений и раздел взносов, а расходы вести не нужно вовсе.
Плательщику на патенте: там только доходы, и нужны они в первую очередь для контроля лимита. На 2026 год это 20 миллионов рублей, пп. 1 п. 6 ст. 346.45 НК.
Тяжелее всего с объектом «доходы минус расходы»: каждая строка требует и оплаты, и документа, и попадания в закрытый перечень. Кудир с доходами минус расходы — это, по сути, полноценный учёт, только без бухгалтерских проводок.
А вот плательщику налога на профессиональный доход книга не нужна вовсе: его учёт полностью ведёт приложение «Мой налог».
Частые вопросы
Как заполнить КУДиР?
По кассовому методу: доходы — по дате поступления денег, расходы — по дате оплаты и при наличии документа. Форма и порядок — приложения № 2 и № 5 к приказу ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@.
Нужно ли сдавать КУДиР в налоговую?
Нет. Она хранится у вас и предъявляется по требованию инспекции. Заверять её у инспектора тоже не нужно.
Как сделать КУДиР, если учёт вёлся в таблице?
Перенести операции в утверждённую форму по датам и подтвердить каждую документом. Форма важна: свободная таблица регистром налогового учёта не считается.
Сколько стоит отсутствие КУДиР?
Десять тысяч рублей, если нарушение в одном периоде, и тридцать, если в нескольких, ст. 120 НК. При занижении базы берут пятую часть недоплаты, но не меньше сорока тысяч.
Нужна ли КУДиР при нулевом доходе?
Да. Регистр ведётся всё время применения режима, просто записей в нём не будет. Декларация при нулевом доходе тоже сдаётся.
Материал информационный и не является индивидуальной налоговой, бухгалтерской или юридической консультацией. Нормы, сроки и суммы приведены на август 2026 года — перед решением проверьте актуальные на сайте ФНС и в действующей редакции главы 26.2 Налогового кодекса.
