Декларация по НДС сдаётся ежеквартально до 25-го числа и только электронно. Но налог платится в другие даты и тремя частями. От состава операций зависит, сколько разделов вы заполните. Ниже — сроки, устройство отчёта и цена промаха.
Отчёт по этому налогу устроен не как декларация, а как выгрузка.
В нём почти нет строк, которые считает человек: суммы приходят из книги продаж и книги покупок, а те собираются из счетов-фактур. Ошибка почти всегда живёт не в отчёте, а в документе.
И принимают его не всегда.
Бумажный экземпляр инспекция не считает поданным вовсе — со всеми последствиями просрочки, включая остановку операций по счёту. Это единственная декларация в стране с таким правилом.
По порядку: кто сдаёт, в какие даты, из чего состоит отчёт и на чём чаще всего теряют деньги.
Кто сдаёт и как часто
Налоговый период по этому налогу — квартал, ст. 163 НК. Значит, налоговая декларация подаётся четыре раза в год, а не раз в год, как на упрощёнке.
Сдают её плательщики налога, налоговые агенты и те, кто выделил налог в счёте-фактуре, не будучи плательщиком.
Последняя группа удивляет чаще всего. По п. 5 ст. 173 НК лицо, не являющееся налогоплательщиком, но выставившее покупателю счёт-фактуру с суммой налога, обязано перечислить эту сумму в бюджет — ровно ту, что указана в документе.
Упрощенцы попадают в число плательщиков не все. Освобождение держится, пока прошлогодняя выручка не перевалила за 20 миллионов, — так устроен п. 1 ст. 145 НК в редакции ФЗ от 28.11.2025 № 425-ФЗ.
Срок сдачи и срок уплаты — разные даты
Их путают чаще всего, потому что в обеих датах есть цифра «2».
Сдать — до 25-го числа. Месяца, следующего за истекшим кварталом, п. 5 ст. 174 НК. Если 25-е выпало на выходной, срок сдвигается на ближайший рабочий день, п. 7 ст. 6.1 НК.
Заплатить — тремя равными долями. Не позднее 28-го числа каждого из трёх месяцев, следующих за кварталом, п. 1 ст. 174 НК. То есть сумма квартала делится на три и уходит тремя платежами.
Только в электронной форме. Сроки и порядок ниже приведены на август 2026 года. Норма в том же п. 5 ст. 174 НК: декларация представляется по установленному формату в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота (ЭДО).
Заплатить всё сразу в первый срок можно — это не нарушение. А вот отложить первые две доли до третьего срока нельзя: по каждой пропущенной дате начисляются пени по ст. 75 НК.
Разделы декларации по НДС: обязательные два и остальные
Форма утверждена приказом ФНС от 05.11.2024 № ЕД-7-3/989@. Последняя редакция приказа — от 18.12.2025, она применяется с 29 марта 2026 года, и старый бланк с этой даты недействителен.
Обязательная часть маленькая: титульный лист и раздел 1 «Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет (возмещению из бюджета), по данным налогоплательщика». Их сдают все, даже при нулевых оборотах.
Остальные разделы включаются только при соответствующих операциях.
Раздел 2 — суммы по данным налогового агента. Раздел 3 — основной расчёт по облагаемым операциям. Разделы 4–6 — нулевая ставка в трёх состояниях: подтверждённая, неподтверждённая и с корректировками.
Раздел 7 — операции, не подлежащие налогообложению. Здесь каждая операция обозначается своим кодом, и коды в декларации по НДС берутся из приложения к порядку заполнения, а не подбираются по смыслу.
Разделы 8–12 — выгрузка учётных регистров: книга покупок, книга продаж и журналы учёта счетов-фактур. Это самая объёмная часть отчёта и одновременно самая механическая.
Откуда берутся цифры
Схема простая, и понимать её полезнее, чем помнить номера строк.
Каждая отгрузка порождает счёт-фактуру, п. 3 ст. 168 НК даёт на неё пять календарных дней. Счёт-фактура попадает в книгу продаж, книга продаж — в раздел 9 декларации. Так реализация в декларации по НДС оказывается суммой выставленных документов, а не оборотом по расчётному счёту.
С вычетами зеркально: входящий счёт-фактура идёт в книгу покупок, книга покупок — в раздел 8. Вычет не сгорает сразу: по п. 1.1 ст. 172 НК на него отведено три года, а отсчёт идёт от даты, когда приобретение принято к учёту.
Поэтому связка «счёт-фактура — книга — отчёт» и есть главное место работы: правки в декларации почти всегда означают правки в книгах.
Четыре ошибки, которые дорого стоят
Первая: бумажный экземпляр. П. 5 ст. 174 НК прямо говорит: при представлении отчёта на бумажном носителе, когда предусмотрена электронная форма, такая декларация не считается представленной. Отчёт как будто не сдавали вовсе.
Вторая: старая форма. Бланк до редакции от 18.12.2025 с 29 марта 2026 года не действует. Отправленный по устаревшему формату отчёт не пройдёт приём у оператора.
Третья: один платёж вместо трёх. Заплатили всю квартальную сумму к третьему сроку — по первым двум долям идёт просрочка, и пени по ст. 75 НК считаются со дня, следующего за каждой пропущенной датой.
Четвёртая: счёт-фактура от неплательщика. Упрощенец, освобождённый по ст. 145 НК, выставил документ с выделенным налогом — и по п. 5 ст. 173 НК обязан перечислить эту сумму в бюджет и отчитаться. Один документ, выписанный «чтобы клиенту было удобно», превращает освобождённого в отчитывающегося.
Во что обходится опоздание
Цена ошибки. Размеры санкций приведены на август 2026 года. Просрочка обходится в 5 % от суммы, не внесённой вовремя, — за каждый месяц, полный или неполный. Потолок наказания 30 %, дно — тысяча рублей, п. 1 ст. 119 НК.
Обобщённый случай: компания с налогом к уплате 900 000 рублей за квартал сдала отчёт на два месяца позже. Штраф — 90 000 рублей, и сверх него идут пени по каждой из трёх пропущенных долей.
Через двадцать дней после срока инспекция вправе заморозить расходные платежи, пп. 1 п. 3 ст. 76 НК. Снимают такую блокировку не в тот же час.
Нулевой отчёт от штрафа не спасает: в нём просто срабатывает нижняя граница в 1 000 рублей.
Что делать, если ошибка уже уехала
Уточнённый отчёт подаётся по той форме, которая действовала в исправляемом периоде, а не по текущей. Это первое, обо что спотыкаются при исправлении прошлых кварталов.
Порядок обратный привычному: сначала правится книга продаж или книга покупок, потом из них пересобираются разделы 8 и 9, и только затем уходит уточнённый отчёт. Правка одной строки в готовой декларации без правки регистра даст новое расхождение на следующей же сверке.
Если уточнёнка увеличивает налог, недоимку и пени закрывают до её отправки: это условие освобождения от штрафа, п. 4 ст. 81 НК.
Как проверить отчёт до отправки
Проверка занимает полчаса и делается в своей же учётной программе.
Сверьте итог книги продаж с суммой начисленного налога в разделе 3 — расхождение здесь означает, что какой-то счёт-фактура не попал в книгу или попал дважды.
Затем пройдите по вычетам: у каждого должен быть входящий счёт-фактура и принятие покупки на учёт, п. 1 ст. 172 НК. Вычет без документа снимут при первой же камеральной проверке.
Третье — контрагенты. Инспекция сопоставляет ваш раздел 9 с разделами 8 ваших покупателей, и несовпадение реквизитов даёт требование о пояснениях, а не отказ в приёме.
И последнее: посмотрите на квитанцию о приёме от оператора ЭДО. Пока её нет, отчёт не считается доставленным, как бы уверенно ни выглядела кнопка «отправлено».
Кому этот отчёт не нужен вовсе
Освобождённым по ст. 145 НК отчитываться не нужно — ни пустым бланком, ни каким-либо ещё. Оговорка одна: выставили счёт-фактуру с выделенным налогом — декларацию подаёте, п. 5 ст. 173 НК.
Не сдают отчёт и самозанятые: по ч. 9 ст. 2 закона 422-ФЗ плательщиками НДС они не признаются.
А вот компании и предприниматели на общей системе сдают отчёт даже при нулевых оборотах — титульный лист и раздел 1, и этого достаточно.
Частые вопросы
Какие декларации по НДС бывают?
Форма одна, различается набор разделов. Отдельные листы есть у налоговых агентов, у экспортёров и у тех, кто ведёт посредническую деятельность.
Как заполнить декларацию по НДС?
Не вручную. Разделы 8 и 9 выгружаются из книги покупок и книги продаж, раздел 3 считается из них же. Руками заполняются титульный лист и коды операций в разделе 7.
Как сдать декларацию по НДС, если нет договора с оператором?
Никак: п. 5 ст. 174 НК допускает только электронную форму через оператора ЭДО. Договор заключают заранее — в день срока подключение не успевает пройти.
Сколько стоит просрочка?
Пять процентов от суммы за месяц опоздания, потолок 30 %, дно — тысяча рублей, п. 1 ст. 119 НК. Спустя двадцать дней инспекция вправе остановить платежи по счёту, ст. 76 НК.
Сколько длится камеральная проверка этого отчёта?
По общему правилу два месяца со дня подачи, и инспекция вправе запросить пояснения. Ответ на требование даётся в электронной форме — бумажный не считается представленным.
Материал информационный и не является индивидуальной налоговой, бухгалтерской или юридической консультацией. Нормы, ставки и сроки приведены на август 2026 года — перед сдачей проверьте актуальную форму на сайте ФНС и действующую редакцию главы 21 Налогового кодекса.
